Rapat besar WTC 2019

Berita Acara Rapat Besar WTC 2019

       Kegiatan dilaksanakan pada Sabtu, 7 September 2019 

             Rapat besar WTC 2019 dilaksanakan bertujuan untuk mempersiapkan WTC 2019. Agenda yang dimulai pukul 15.00 WIB sampai pukul 18.00 WIB dihadiri oleh Pengurus HIMIKOM periode 2019, DPO, Senior dan Alumni Ilmu Komunikasi, serta Panitia WTC 2019. Rapat dibuka oleh Dea Lorenza selaku Sekretaris Panitia, dan dipimpin oleh Muhammad Abiyyu selaku Ketua Panitia. Rapat dilakukan dengan penyampaian laporan perkembangan tiap-tiap bidang diawali penyampaian laporan perkembangan bidang acara oleh Listika Dwi Pertiwi selaku Co. Acara beliau mengatakan bahwa persentase kesiapan bidang acara yaitu 85%. Tema WTC 2019 yaitu Time Traveller (Penjelajah waktu) yang bermakna perjalanan Mahasiswa Baru dalam mengenal Ilmu Komunikasi dan HIMIKOM.  Inovasi dari bidang acara pada WTC 2019 ini yaitu WTC’s TV Talkshow yang merupakan adegan simulasi acara talkshow Live pada televisi pada umumnya, peserta WTC dapat menyaksikan bagaimana proses Talkshow Live di studio, seperti crew lighting, tallent, dan lainnya. Selanjutya Co. Acara memaparkan Rundown kegiatan WTC pembukaan hari pertama dan hari kedua WTC 2019. Setelah co acara selesai memaparkan Rundown kegiatan, dilanjutkan dengan saran dan tanggapan terhadap bidang acara. Satrian Wibianto alumni Ilmu komunikasi memberikan tanggapan bahwa Rundown dan Breakdown berbeda, yang diperlukan untuk dilampirkan didalam undangan, bahkan untuk rapat besar cukup Rundown saja, karena Breakdown cukup panitia yang memegang dan memahami. Beliau juga memberikan saran mengenai perihal perbedaan Ekslusif debate dan simulasi debat, karena ekslusif debate meggunakan bahasa inggris sedangkan simulasi debat menggunakan bahasa indonesia dalam melakukan debat, mosi yang diangkat pada debate yaitu perpindahan ibu kota dan pemblokiran media massa pasca pilpres. Mengenai rally post beliau juga memberikan saran untuk menunjuk satu orang menjadi time walker, karena time walker dan time keeper tugas nya berbeda. Time walker yang mengatur waktu rally post keseluruhannya. Tanggapan lainnya dari Jeri Yasprianto yang merupakan Ketua Umum Periode 2017 beliau menanggapi rapat besar pada hari ini, WTC salah satu agenda besar Ilmu Komunikasi selain menyambut mahasiswa baru, memberikan kesan utama yang baik kepada mahasiswa baru yang akan menjadi keluarga besar Ilmu Komunikasi, agenda ini juga melibatkan seluruh alumni Ilmu Komunikasi, maka acara harus berjalan lancar dan dipersiapkan secara matang dan semaksimal mungkin, oleh karena itu tujuan diadakannya rapat besar ini untuk melihat kesiapan perbidang dalam melaksanakan WTC. Tanggapan lainnya dari Riyan senior Ilmu Komunikasi beliau mengatakan bahwa surat untuk pemateri talkshow, dan mencoba untuk menghubungi ketua umum HIMIKOM angkatan atas, dan menghubungi lebih intens supaya tidak kurang manajemen kapan harus datang. Yoga Guntara memberikan tanggapan mengenai pembukaan WTC secara resmi yaitu wakil dekan kemahasiswaan dan ketua jurusan, selain itu beliau menyarankan tentang iklan sponsor jikalau tidak mengganggu konten acara tidak masalah dilakukan. Penyampaian laporan perkembangan bidang selanjutnya yaitu bidang perlengkapan yang disampaikan oleh Bima Agusfa selaku Co. Perlengkapan. Beliau mengatakan jika dipersentasekan kesiapan bidang perlengkapan yaitu 70% dan 30% teknis di lapangan. Kekurangan saat ini dari bidang perlengkapan yaitu drumb untuk malam puncak, dan sound. Hal tersebut langsung ditanggapi oleh Yoga Guntara beliau mengatakan perihal sound diskusikan dengan Raju atau Gilang dan tanyakan dengan senior ilmu komunikasi. Tanggapan lainnya yaitu dari Satrian Wibianto beliau menyarankan untuk Backsound atau visual menggunakan infokus, dan selalu koordinasi dengan soundman. Jeri Yasprianto memberikan tanggapan mengenai Co. Perlengkapan harus mempunyai catatan tersendiri mengenai barang-barang dan rundown acara karena H-10 menit acara harus mempersiapkan perlengkapan perkonten. Mengenai amanat muker saat sosialisasi amanat muker dan HIMIKOM yang membuatnya itu Sekretaris Umum, dicetak oleh Kabad Periklanan dan diserahkan ke Co.Perlengkapan atau Sekretaris Panitia. Penyampaia laporan bidang selanjutnya yaitu bidang Konsumsi yang disampaikan langsung oleh Asri Della Monika selaku Co. Konsumsi. Beliau mengatakan sejauh ini persiapan konsumsi aman, makan siang mahasiswa baru, snack kotak tamu undangan dan pemateri, kopi dan teh serta peralatan lainnya. Hari pertama 23 kotak snack untuk tamu undangan dan 18 kotak snack di hari kedua. Penyampaian laporan bidang selanjutnya oleh Pubdekdok yang disampaikan langsung oleh Rizky Azhari selaku Co. Pubdekdok. Beliau mengatakan persiapan Pubdekdok sejauh ini yang sudah dilaksanakan yaitu pembuatan teaser, pamflet, spanduk untuk di dalam ruangan, dan photobooth, tanggapan mengenai Pubdekdok yaitu pamflet harus di share di social media HIMIKOM, dicetak dan ditempel di sekitar GB, mading jurusan, dan kantin FISIP. Perihal dekorasi Pubdekdok harus mendekorasi sesuai tema dan berkoordinasi dengan bidang acara. Untuk dekorasi memakai backdrop berwarna cream, dan navy kendalanya hingga saat ini backdrop belum dapat solusinya memakai punya Adinda Pratiwi Ilmu komunikasi angkatan 2017. Tanggapan lainnya megenai dokumentasi, kamera yang tersedia minimal 4 kamera dan dibagi tugas serta lokasi nya seperti 1 kamera stay di photobooth. Bidang pubdekdok juga harus membuat  tata letak atau maping dan layout pada saat rally post atau konten acara lainnya, maping tersebut bisa dilampirkan kedalam surat undangan supaya tamu undangan, senior, dan alumni mengetahui pemetaannya. Selanjutnya penyampaian bidang danus dari Femil Okta Yolanda selaku Co. Danus beliau mengatakan untuk saat ini tim danus berhasil mendapatkan 3 sponsor yaitu Lucky’s Hijab, Ming Shop, dan Sushi by Suzi. Mengenai baju angkatan mahasiswa baru merupakan tanggung jawab danus dan komunikasi antara danus dan bendahara panitia harus terbangun. Penyampaian selanjutnya dari bidang keamanan yang disampaikan oleh Hakim Mursalim mewakilkan Co. Keamanan yang berhalangan hadir. Beliau mengatakan dari bidang keamanan sejauh ini persiapan nya sudah matang, sistem yang ditetapkan pada keamanan yaitu sistem shift jadi anggota keamanan bergantian saat jaga parkir dan didalam GB. Helm peserta, panitia dan tamu undangan letak dibawah tangga GB. Penyampaian selanjutnya oleh bidang kestari yang disampaikan oleh Lilian Vira Utami selaku Co. Kestari, beliau mengatakan sebelum Technical meeting peserta akan dibagi kelompok beserta tutornya yang berjumlah 2 orang, pada saat konten acara didalam ruangan tutor yang bertugas didalam ruangan bergantian tujuannya supaya ruangan tidak terlalu penuh. Selanjutnya hanya menunggu surat dari sekretaris panitia untuk disebar sesuai tujuan surat. Penyampaian selanjutnya dari bidang medis oleh Rifqy Farhan Hibatullah selaku Co. Medis beliau mengatakan sejauh ini persiapan medis yaitu beberapa tim medis stay di ruangan, dan sebagian ikut saat study media. tim medis harus mendata riwayat penyakit mahasiswa baru dan diberi penanda menggunakan pita sesuai kategori penyakit sedang dan berat. Selanjutnya penyampaian dari bendahara panitia oleh Meita Sumanda beliau mengatakan jumlah uang yang terkumpul saat ini Rp.12.511.000 akan dipergunakan untuk melunasi sewa bis, dan kebutuhan lainnya, dan seluruh nota tersimpan serta masih ada beberapa mahasiswa baru ilmu komunikasi yang belum melunasi uang pendaftaran WTC 2019. Selanjutnya penyampaian dari sekretaris panitia mengenai surat menyurat, dan mendapat tanggapan bahwa sekretaris panitia harus berkoordinasi dengan sekretaris umum sebelum mengeluarkan surat, seluruh kegiatan wajib mengundang DPO, dan lampirkan rundown serta maping disetiap surat undangan. Rapat Besar WTC 2019 berakhir pukul 18.00 ditutup langsung oleh Dea Lorenza selaku Sekretaris panitia sekaligus moderator dan dilanjutkan dengan membersihkan ruangan yang dipakai untuk rapat tersebut.