Teori Komunikasi Organisasi

TEORI KOMUNIKASI ORGANISASI

Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi (Wiryanto, 2005). Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Isinya berupa cara kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi. Misalnya: memo, kebijakan, pernyataan, jumpa pers, dan surat-surat resmi. Adapun komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih kepada anggotanya secara individual.

Organisasi dan komunikasi

Istilah organisasi berasal dari bahasa Latin organizare, yang secara harafiah berarti paduan dari bagian-bagian yang satu sama lainnya saling bergantung. Di antara para ahli ada yang menyebut paduan itu sistem, ada juga yang menamakannya sarana.

Everet M.Rogers dalam bukunya Communication in Organization, mendefinisikan organisasi sebagai suatu sistem yang mapan dari mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, melalui jenjang kepangkatan, dan pembagian tugas.

Robert Bonnington dalam buku Modern Business: A Systems Approach, mendefinisikan organisasi sebagai sarana dimana manajemen mengoordinasikan sumber bahan dan sumber daya manusia melalui pola struktur formal dari tugas-tugas dan wewenang.

Korelasi antara ilmu komunikasi dengan organisasi terletak pada peninjauannya yang terfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi itu. Ilmu komunikasi mempertanyakan bentuk komunikasi apa yang berlangsung dalam organisasi, metode dan teknik apa yang dipergunakan, media apa yang dipakai, bagaimana prosesnya, faktor-faktor apa yang menjadi penghambat, dan sebagainya. Jawaban-jawaban bagi pertanyaan-pertanyaan tersebut adalah untuk bahan telaah untuk selanjutnya menyajikan suatu konsepsi komunikasi bagi suatu organisasi tertentu berdasarkan jenis organisasi, sifat organisasi, dan lingkup organisasi dengan memperhitungkan situasi tertentu pada saat komunikasi dilancarkan.

Sendjaja (1994) menyatakan fungsi komunikasi dalam organisasi adalah sebagai berikut:

Fungsi informatif. Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi. Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti. Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi untuk melaksanakan pekerjaan, di samping itu juga informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti, dan sebagainya.

Fungsi regulatif. Fungsi ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Terdapat dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif, yaitu: a. Berkaitan dengan orang-orang yang berada dalam tataran manajemen, yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Juga memberi perintah atau intruksi supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya. b. Berkaitan dengan pesan. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.

Fungsi persuasif. Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.

Fungsi integratif. Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi yang dapat mewujudkan hal tersebut, yaitu: a. Saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (buletin, newsletter) dan laporan kemajuan organisasi. b. Saluran komunikasi informal seperti perbincangan antar pribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga, ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.

Griffin (2003) dalam A First Look at Communication Theory, membahas komunikasi organisasi mengikuti teori management klasik, yang menempatkan suatu bayaran pada daya produksi, presisi, dan efisiensi. Adapun prinsip-prinsip dari teori management klasikal adalah sebagai berikut:

kesatuan komando- suatu karyawan hanya menerima pesan dari satu atasan

rantai skalar- garis otoritas dari atasan ke bawahan, yang bergerak dari atas sampai ke bawah untuk organisasi; rantai ini, yang diakibatkan oleh prinsip kesatuan komando, harus digunakan sebagai suatu saluran untuk pengambilan keputusan dan komunikasi.

divisi pekerjaan- manegement perlu arahan untuk mencapai suatu derajat tingkat spesialisasi yang dirancang untuk mencapai sasaran organisasi dengan suatu cara efisien.

tanggung jawab dan otoritas- perhatian harus dibayarkan kepada hak untuk memberi order dan ke ketaatan seksama; suatu ketepatan keseimbangan antara tanggung jawab dan otoritas harus dicapai.

disiplin- ketaatan, aplikasi, energi, perilaku, dan tanda rasa hormat yang keluar seturut kebiasaan dan aturan disetujui.

mengebawahkan kepentingan individu dari kepentingan umum- melalui contoh peneguhan, persetujuan adil, dan pengawasan terus-menerus.

Selanjutnya, Griffin menyadur tiga pendekatan untuk membahas komunikasi organisasi. Ketiga pendekatan itu adalah sebagai berikut:

1. Pendekatan sistem. Karl Weick (pelopor pendekatan sistem informasi) menganggap struktur hirarkhi, garis rantai komando komunikasi, prosedur operasi standar merupakan mungsuh dari inovasi. Ia melihat organisasi sebagai kehidupan organis yang harus terus menerus beradaptasi kepada suatu perubahan lingkungan dalam orde untuk mempertahankan hidup. Pengorganisasian merupakan proses memahami informasi yang samar-samar melalui pembuatan, pemilihan, dan penyimpanan informasi. Weick meyakini organisasi akan bertahan dan tumbuh subur hanya ketika anggota-anggotanya mengikutsertakan banyak kebebasan (free-flowing) dan komunikasi interaktif. Untuk itu, ketika dihadapkan pada situasi yang mengacaukan, manajer harus bertumpu pada komunikasi dari pada aturan-aturan.

Teori Weick tentang pengorganisasian mempunyai arti penting dalam bidang komunikasi karena ia menggunakan komunikasi sebagai basis pengorganisasian manusia dan memberikan dasar logika untuk memahami bagaimana orang berorganisasi. Menurutnya, kegiatan-kegiatan pengorganisasian memenuhi fungsi pengurangan ketidakpastian dari informasi yang diterima dari lingkungan atau wilayah sekeliling. Ia menggunakan istilah ketidakjelasan untuk mengatakan ketidakpastian, atau keruwetan, kerancuan, dan kurangnya predictability. Semua informasi dari lingkungan sedikit banyak sifatnya tidak jelas, dan aktivitas-aktivitas pengorganisasian dirancang untuk mengurangi ketidakpastian atau ketidakjelasan.

Weick memandang pengorganisasian sebagai proses evolusioner yang bersandar pada sebuah rangkaian tiga proses:

penentuan (enachment)à seleksi (selection)à penyimpanan (retention)

Penentuan adalah pendefinisian situasi, atau mengumpulkan informasi yang tidak jelas dari luar. Ini merupakan perhatian pada rangsangan dan pengakuan bahwa ada ketidakjelasan. Seleksi, proses ini memungkinkan kelompok untuk menerima aspek-aspek tertentu dan menolak aspek-aspek lainnya dari informasi. Ini mempersempit bidang, dengan menghilangkan alternatif-alternatif yang tidak ingin dihadapi oleh organisasi. Proses ini akan menghilangkan lebih banyak ketidakjelasan dari informasi awal. Penyimpanan yaitu proses menyimpan aspek-aspek tertentu yang akan digunakan pada masa mendatang. Informasi yang dipertahankan diintegrasikan ke dalam kumpulan informasi yang sudah ada yang menjadi dasar bagi beroperasinya organisasinya.

Setelah dilakukan penyimpanan, para anggota organisasi menghadapi sebuah masalah pemilihan. Yaitu menjawab pertanyaan-pertanyaan berkenaan dengan kebijakan organisasi. Misal, ”haruskah kami mengambil tindakan berbeda dari apa yang telah kami lakukan sebelumnya?”

Sedemikian jauh, rangkuman ini mungkin membuat anda mempercayai bahwa organisasi bergerak dari proses pengorganisasian ke proses lain dengan cara yang sudah tertentu: penentuan; seleksi; penyimpanan; dan pemilihan. Bukan begitu halnya. Sub-subkelompok individual dalam organisasi terus menerus melakukan kegiatan di dalam proses-proses ini untuk menemukan aspek-aspek lainnya dari lingkungan. Meskipun segmen-segmen tertentu dari organisasi mungkin mengkhususkan pada satu atau lebih dari proses-proses organisasi, hampir semua orang terlibat dalam setiap bagian setiap saat. Pendek kata di dalam organisasi terdapat siklus perilaku.

Siklus perilaku adalah kumpulan-kumpulan perilaku yang saling bersambungan yang memungkinkan kelompok untuk mencapai pemahaman tentang pengertian-pengertian apa yang harus dimasukkan dan apa yang ditolak. Di dalam siklus perilaku, tindakan-tindakan anggota dikendalikan oleh aturan-aturan berkumpul yang memandu pilihan-pilihan rutinitas yang digunakan untuk menyelesaikan proses yang tengah dilaksanakan (penentuan, seleksi, atau penyimpanan).

Demikianlah pembahasan tentang konsep-konsep dasar dari teori Weick, yaitu: lingkungan; ketidakjelasan; penentuan; seleksi; penyimpanan; masalah pemilihan; siklus perilaku; dan aturan-aturan berkumpul, yang semuanya memberi kontribusi pada pengurangan ketidakjelasan.

2. Pendekatan budaya. Asumsi interaksi simbolik mengatakan bahwa manusia bertindak tentang sesuatu berdasarkan pada pemaknaan yang mereka miliki tentang sesuatu itu. Mendapat dorongan besar dari antropolog Clifford Geertz, ahli teori dan ethnografi, peneliti budaya yang melihat makna bersama yang unik adalah ditentukan organisasi. Organisasi dipandang sebagai budaya. Suatu organisasi merupakan sebuah cara hidup (way of live) bagi para anggotanya, membentuk sebuah realita bersama yang membedakannya dari budaya-budaya lainnya.

Pacanowsky dan para teoris interpretatif lainnya menganggap bahwa budaya bukan sesuatu yang dipunyai oleh sebuah organisasi, tetapi budaya adalah sesuatu suatu organisasi. budaya organisasi dihasilkan melalui interaksi dari anggota-anggotanya. Tindakan-tindakan yang berorientasi tugas tidak hanya mencapai sasaran-sasaran jangka pendek tetapi juga menciptakan atau memperkuat cara-cara yang lain selain perilaku tugas ”resmi” dari para karyawan, karena aktivitas-aktivitas sehari-hari yang paling membumi juga memberi kontribusi bagi budaya tersebut.

Pendekatan ini mengkaji cara individu-individu menggunakan cerita-cerita, ritual, simbol-simbol, dan tipe-tipe aktivitas lainnya untuk memproduksi dan mereproduksi seperangkat pemahaman.

3. Pendekatan kritik. Stan Deetz, salah seorang penganut pendekatan ini, menganggap bahwa kepentingan-kepentingan perusahaan sudah mendominasi hampir semua aspek lainnya dalam masyarakat, dan kehidupan kita banyak ditentukan oleh keputusan-keputusan yang dibuat atas kepentingan pengaturan organisasi-organisasi perusahaan, atau manajerialisme.

Bahasa adalah medium utama dimana realitas sosial diproduksi dan direproduksi.

Manajer dapat menciptakan kesehatan organisasi dan nilai-nilai demokrasi dengan mengkoordinasikan partisipasi stakeholder dalam keputusan-keputusan korporat.

Daftar Pustaka

Em Griffin, 2003, A First Look at Communication Theory, McGrraw-Hill Companies

Sendjaja, 1994, Teori-Teori Komunikasi, Universitas Terbuka

http://adiprakosa.blogspot.com/2007/12/teori-komunikasi-organisasi.html

Read More

Dies Natalis HIMIKOM XVII

Sabtu, 17 Maret 2018

 Lomba Pro Evolution Soccer (PES) telah dilaksanakan pada hari Sabtu, tanggal 17  Maret 2018 dan dimulai dari pukul 09.00 WIB - 16.00 WIB di Ruang 11 Gedung Bersama II. Acara Pro Evolution Soccer (PES) ini diadakan bertujuan untuk meningkatkan keakraban antar keluarga besar Ilmu Komunikasi. Lomba Pro Evolution Soccer (PES) ini telah diikuti oleh beberapa angkatan mulai dari angkatan 2004 sampai angkatan 2017. Lomba ini dimenangkan oleh Alfarino (2005), juara kedua diraih oleh Behlul Hidana (2015), dan juara ketiga diraih oleh Robby Mahagam (2017).

  Sabtu, 24 Maret 2018

  Acara Gathering Futsal Dies Natalis HIMIKOM XVII dieselenggarakan selama dua hari. Pertandingan pertama dimulai pada pukul 12.30 WIB antara ilmu komunikasi angkatan 2015 vs ilmu komunikasi angkatan 2016, pertandingan ini dimenangkan oleh angkatan 2015 dengan skor 5-2. Pertandingan kedua futsal putri dilanjutkan antara angkatan 2017 vs mahasiswi angkatan 2016 yang berakhir seri 2-2, maka dari itu pertandingan tersebut dilakukan penalti yang dimenangkan oleh angkatan 2016 dengan skor 3-2. Setelah itu pertandingan ketiga antara angkatan 2017 vs KFC yang dimenangkan oleh angkatan 2017 dengan skor 8-6. Selanjutnya pertandingan keempat futsal putri antara angkatan 2016 vs mahasiswi angkatan 2015, namun dikarenakan kurangnya pemain  dari angkatan 2015 maka pertandingan antara kedua tim tersebut ditiadakan. Pertandingan dilanjutkan kembali antara KFC vs angkatan 2016 yang dimenangkan oleh tim KFC dengan skor 6-5.  Pertandingan keenam dilanjutkan antara Old Star vs angkatan 2015 dan dimenangkan oleh angkatan 2015 dengan skor 4-1. Pertandingan terakhir pada Gathering Futsal hari pertama ini adalah pertandingan futsal putri antara angkatan 2017 vs mahasiswi angkatan 2015 dengan hasil seri 3-3. Hari pertama berakhir pada pukul 17.00 WIB.

Minggu, 25 Maret 2017

  Gathering Futsal hari kedua dimulai pukul 13.00 WIB. Pertandingan pertama diawali oleh angkatan 2016 vs angkatan 2017 yang dimenangkan oleh angkatan 2017 dengan skor 2-4. Dilanjutkan dengan pertandingan antara KFC vs Old Star yang dimenangkan oleh tim Old Star dengan skor 1-4. Pertandingan ketiga antara angkatan 2015 vs angkatan 2017 yang berakhir seri 3-3 tanpa dilanjutkan penalti. Kemudian pertandingan Old Star vs angkatan 2016 yang dimenangkan oleh tim Old Star  dengan skor 7-5. Selanjutnya pertandingan antara angkatan 2015 vs KFC yang dimenangi oleh tim KFC dengan hasil skor 4-5. Pertandingan terakhir pada Gathering Futsal hari kedua ini adalah pertandingan antara angkatan 2017 vs Old Star yang dimenangkan tim Old Star dengan skor 3-5. Gathering Futsal  Dies Natalis HIMIKOM XVII ini dijuarai oleh angkatan 2015, juara kedua diraih oleh angkatan 2017, dan juara ketiga diraih oleh tim Old Star. Sedangkan juara pertama futsal putri diraih oleh angkatan 2016, juara kedua diraih oleh angkatan 2017, dan juara ketiga diraih oleh angkatan 2015. Hari kedua berakhir pada pukul 18.00 WIB.

 Jumat, 30 Maret 2018

   Seminar Nasional Dies Natalis HIMIKOM XVII dengan tema “Membangun Karakter Politik yang Baik Bagi Mahasiswa Zaman Now”, dimulai pada pukul 08.30 WIB mengalami keterlambatan karena masih menunggu peserta seminar dan juga pemateri seminar sehingga dimulai pada pukul 09.30 WIB. Acara pembukaan dimulai dengan penyampaian kata sambutan oleh M. Zulkarnain Wijaya selaku Ketua Panitia Dies Natalis HIMIKOM XVII, dilanjutkan oleh Yoga Guntara selaku Ketua Umum HIMIKOM periode 2018, dan yang terakhir oleh Ibu Yuliati S.Sos, M.I.kom selaku Sekretaris Jurusan Ilmu Komunikasi sekaligus membuka acara secara resmi. Lalu, acara dilanjutkan dengan pemanggilan Moderator Seminar yakni Delfan Eko Putra, S.Ikom, M.Ikom sekaligus mengambil alih acara inti seminar dan juga memanggil Pemateri Seminar Nasional Dies Natalis HIMIKOM XVII, yaitu Dr. Heri Budianto, M.Si. Setelah pemanggilan, dilakukan pemutaran Video Profile dari Pemateri Seminar dan setelah itu baru masuk ke pengisian materi seminar. Lalu, setelah pengisian materi seminar, selanjutnya Moderator membuka sesi tanya jawab kepada peserta tentang materi seminar. Setelah sesi Tanya jawab selesai, acara dilanjutkan dengan penyerahan sertifikat dan plakat  secara simbolis kepada pemateri seminar oleh panitia yang diwakilkan oleh Ketua Umum HIMIKOM Periode 2018, Yoga Guntara. Setelah acara inti seminar selesai, acara dilanjutkan dengan penyuluhan yang dilakukan oleh pihak BNN (Badan Narkotika Nasional) sekitar 20 Menit. Dan agenda terakhir adalah pembagian doorprize untuk peserta seminar. Acara Seminar Nasional Dies Natalis HIMIKOM XVII selesai pada pukul 12.00 WIB.

Sabtu, 31 Maret 2018

  Persiapan acara puncak Dies Natalis HIMIKOM XVII dimulai dari pukul 09.00 WIB bertempat di Jenggalu Adventure Camp (JAC), panitia melakukan persiapan panggung, arena lomba, dan lain sebagainya. Persiapan rampung sekitar pukul 14.30 WIB dan langsung dilanjutkan dengan perlombaan antar angkatan. Perlombaan dimulai dengan lomba Hot Chair, yang dimenangkan oleh Yandi dari Ilmu Komunikasi angkatan 2015. Perlombaan selanjutnya adalah Balap Karung yang dimenangkan oleh Ilmu Komunikasi angkatan 2015. Setelah lomba balap karung selesai, perlombaan dilanjutkan dengan lomba Tarik Tambang yang dimenangkan oleh Ilmu Komunikasi angkatan 2017. Perlombaan terakhir adalah lomba Estafet Games yang dimenangkan oleh Ilmu Komunikasi angkatan 2015. Serangkaian kegiatan lomba berakhir sekitar pukul 17.15 WIB.

Agenda selanjutnya adalah pembukaan Dies Natalis HIMIKOM XVII. Acara pembukaan dipandu oleh Tria Patrisya dan Hengki Putra Jaya selaku pembawa acara. Selanjutnya adalah menyanyikan lagu Indonesia Raya dan Mars HIMIKOM  yang dipimpin oleh Dora Sri Julianti. Pada kesempatan tersebut, M. Zulkarnain Wijaya menyampaikan kata sambutan selaku Ketua Panitia Dies Natalis HIMIKOM XVII, dan dilanjutkan dengan kata sambutan yang disampaikan oleh Ketua Umum HIMIKOM, Yoga Guntara, sekaligus membuka acara Dies Natalis HIMIKOM secara Resmi. Selanjutnya adalah pemotongan tumpeng, dan didampingi oleh M. Zulkarnain Wijaya, Yoga Guntara, Jery Yasprianto, dan Bintara S Putra. Acara pembukaan Dies Natalis selesai sekitar pukul 17.30 WIB dan dilanjutkan dengan acara liwetan antara panitia, senior, dan alumni Ilmu Komunikasi.

Malam puncak Dies Natalis HIMIKOM XVII mengalami keterlambatan yang disebabkan oleh kondisi cuaca yang kurang memungkinkan. Selain mengalami keterlambatan waktu, acara pun harus dipindahkan ke Saung yang disediakan oleh pihak  Jenggalu Adventure Camp (JAC). Acara malam puncak dimulai sekitar pukul 21.30 WIB dipandu oleh Tiara Rahmadani Putri selaku pembawa acara. Selanjutnya adalah pemberian kata sambutan oleh Ketua Panitia Dies Natalis HIMIKOM XVII, M. Zulkarnain Wijaya, dan dilanjutkan oleh pemberian kata sambutan dari Yoga Guntara selaku Ketua Umum HIMIKOM. Setelah penyampaian kata sambutan, acara dilanjutkan dengan pemotongan kue ulang tahun HIMIKOM yang ke-XVII yang diwakilkan oleh M. Zulkarnain Wijaya selaku Ketua Panitia Dies Natalis HIMIKOM XVII, Yoga Guntara selaku Ketua Umum HIMIKOM periode 2018, Jery Yasprianto selaku Ketua Umum HIMIKOM periode 2017, dan Debi Febriansyah selaku Ketua Umum HIMIKOM periode 2016. Agenda acara setelah pemotongan kue adalah pembagian hadiah lomba sekaligus foto bersama dengan para pemenang lomba. Lalu dilanjutkan dengan pemilihan Best Female Costume dan Best Male Costume, yang dimenangkan oleh Mutiara Kasih Sabrina dari Ilmu Komunikasi 2017 dan Lucky Apriyadi dari Ilmu Komunikasi 2016. Acara dilanjutkan dengan penampilan akustik oleh HIMAPER, Kamus, Angkatan 2017, UKM MUSIK, Angkatan 2016, Cosmip, dan Eldentics. Acara formal Malam Puncak Dies Natalis HIMIKOM XVII diakhiri pada pukul 22.00 WIB.

Read More